¿Cuál es el mejor software para eventos?

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Cuando se pregunta cuál es el mejor software para eventos, lo primero que viene a la mente es el tipo de servicio al cliente que hay detrás de la solución. En mi experiencia tratando con diferentes clientes como gestor de proyectos, la mayoría de ellos buscan plataformas en las que se sientan cómodos y en las que sientan que se les atiende a nivel personal.

Por ello, me gustaría centrar este post no en las características específicas de un software de gestión de eventos, sino en los signos clave de que un proveedor de software está invirtiendo mucho en la calidad de sus servicios.

Diferentes canales de atención al cliente

Dentro de Eventscase, los clientes pueden disfrutar de un paquete de asistencia y desarrollo que les da derecho a utilizar diferentes servicios, incluidos los de un gestor de proyectos dedicado. El gestor de proyectos es el primer punto de contacto para muchos clientes, ya que es quien se encarga del onboarding y de las solicitudes de personalización, si las hubiera.

Además del servicio personalizado que ofrece un gestor de proyectos, que hace hincapié en los requisitos del cliente y en cómo aprovechar al máximo el software, Eventscase también ofrece asistencia a través de gestores de cuentas y de nuestro servicio de atención al cliente, el Centro de Ayuda.

El Centro de Ayuda está compuesto por un equipo de soporte más grande, y en él, los clientes pueden enviar diferentes tipos de tickets, hacer preguntas sobre el producto, informar de errores o solicitar personalizaciones. Nuestro equipo de atención al cliente es ampliamente conocido por su capacidad de respuesta, lo que incluso llevó a Eventscase a estar nominado al mejor equipo de atención al cliente en los «Event Technology Awards – The People» en 2022.

Para los eventos más exigentes en los que se requiere apoyo in situ o “de guardia”, el equipo de Eventscase también tiene la capacidad de organizarlo con los clientes. Independientemente de dónde se celebre el evento, siempre que se adquiera este servicio, nuestro equipo hará todo lo posible por implantar una solución y un proceso en el que intervengan nuestros productos.

Personalmente, he viajado a muchos países de Europa ofreciendo apoyo in situ a algunos clientes.

La hoja de ruta se adapta a las necesidades más urgentes de los clientes

Quizás un ejemplo perfecto de esto es cómo Eventscase pivotó sobre sí mismo durante la pandemia provocada por el Covid. Antes de que se impusieran los confinamientos en todo el mundo, Eventscase se dedicaba principalmente a los eventos físicos. Dado que los asistentes no podían reunirse en persona, Eventscase desarrolló un sitio web para eventos virtuales en un tiempo récord

En pocos meses, pudimos ofrecer la Digital Venue, que es un hub online donde los asistentes pueden consumir contenidos digitales, participar con las herramientas de interacción en directo y contactar con otras personas.

Además, hemos puesto en marcha nuestro Portal de Producto, que es en esencia una línea directa con nuestro equipo de producto. En este portal, los clientes pueden ver qué puntos de desarrollo se están priorizando y están pendientes de publicación. Además, los clientes pueden enviar sus comentarios sobre el producto, que serán evaluados individualmente por nuestro equipo. 

En múltiples ocasiones, hemos llevado a cabo mejoras de producto basadas en los comentarios reales de nuestros clientes.

Todos los miembros de nuestro equipo apoyan y ejercen de servicio de atención al cliente

Otro punto fuerte de Eventscase es que todos los miembros de nuestro equipo están formados y motivados para ofrecer un gran servicio al cliente. Los representantes de nuestro equipo de desarrollo de negocio son muy meticulosos a la hora de determinar los requisitos de los clientes y de asegurarse de que Eventscase se ajusta a ellos desde el principio. Hemos mantenido relaciones duraderas con diferentes clientes, algunos de los cuales llevan más de cinco años en nuestra lista y no piensan en cambiar de proveedor.

El software se puede personalizar en función de las necesidades del cliente

Somos una empresa que ofrece servicios de personalización. Aunque no podemos decir que sí a todas las peticiones de nuestros clientes, desarrollamos funciones a medida haciendo uso de los recursos disponibles antes de la implantación. Grandes empresas han adquirido versiones de marca blanca del software Eventscase, y algunas de ellas incluso disfrutan de soluciones a medida. 

Entendemos que no existe una plataforma única que sirva para todos, y que, a veces, son absolutamente necesarias las soluciones individualizadas.

Controlamos meticulosamente el rendimiento de nuestros servidores

Nuestros servidores han funcionado el 99% del tiempo en los últimos cinco años, y sólo han sufrido pequeñas interrupciones ajenas a nosotros, que estaban directamente relacionadas con nuestro proveedor de elección «Amazon Web Services». Nuestro equipo de sistemas siempre se asegura de que los grandes eventos se supervisen antes, durante y después de las horas punta para garantizar que la plataforma esté totalmente operativa hasta que finalice el evento. 

Hemos organizado grandes eventos a través de Eventscase, como la COP25 de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático y una conferencia anual de uno de los principales partidos políticos del Reino Unido. Estos eventos atrajeron a miles de personas y pudimos atender sus necesidades con mucha antelación.

Queremos y cuidamos a nuestros clientes

Aunque esta última característica no se puede cuantificar de ninguna manera, nos preocupamos de verdad por el éxito de los eventos de nuestros clientes. Hemos ayudado a potenciar miles de eventos desde 2012 y cada comentario positivo de los clientes nos da energía para hacerlo aún mejor en el futuro. 

Tenemos gestores de proyectos que llevan ya más de cinco años trabajando con determinados clientes. Esto es un testimonio de nuestro compromiso de ayuda y fomento a las relaciones que trascienden las transacciones comerciales.

Por lo tanto, si estás buscando el mejor software de gestión de eventos y necesitas ayuda para determinar la mejor opción, te invito a que investigues el historial de servicio al cliente de tus posibles proveedores

Comprueba las redes sociales de la empresa y observa su compromiso con los clientes potenciales. Investiga si hay un equipo humano detrás de la solución y profundiza en la lectura de los testimonios reales de los clientes, las valoraciones del software e incluso el boca a boca de otros clientes que hayan utilizado estas soluciones en el pasado.

La pregunta ¿Cuál es el mejor software de gestión de eventos? Es difícil. Si tuviéramos que diseccionarla de verdad, nos fijaríamos en las características, la funcionalidad, la experiencia del usuario, el diseño, etc. como algunos de los factores que nos ayudarían a señalar «el mejor». Pero además, asegúrate de investigar también sobre la atención al cliente y la calidad del servicio

Me he encontrado con muchos clientes que han decidido utilizar Eventscase pensando que era simplemente «otra empresa que nos factura», y que se han llevado una sorpresa muy grata de ver el equipo de apoyo que hay detrás.




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