En este proceso de transformación digital, las empresas se enfrentan a un dilema respecto a los formatos de sus eventos: ¿los eventos híbridos pueden conseguir el mismo resultado que los presenciales?
La respuesta está ante nosotros: 2021 está siendo todo híbrido. Las empresas no pueden quedarse quietas como en 2020, sobre todo, porque el virus todavía está presente entre la sociedad. Y mientras se prepara este futuro híbrido, la celebración de eventos completamente virtuales sigue siendo la opción preferente de los organizadores.
Entonces, ¿qué elementos hay que tener en cuenta a la hora de decidir entre un evento virtual o un formato híbrido?
Los productores de eventos están apostando por el formato híbrido. Los asistentes también han testeado el evento virtual y disfrutan de sus características como son la flexibilidad, la disponibilidad y el coste.
El problema reside a la hora de presentar el modelo; los recién llegados a este espacio están vendiendo plataformas con funcionalidades básicas que desaniman a la gente en vez de resaltar las características positivas que incrementan las experiencias.
La realidad es que los eventos virtuales han llegado para quedarse, y se están convirtiendo en la nueva televisión interactiva. Si quieres transmitir esa imagen de experto en tecnología, necesitarás destacar en los campos de realización y producción de vídeo para impresionar a tu público.
Así que, mientras planificas el regreso de tus eventos presenciales, crea una cartera de eventos virtuales con cuatro o siete tipos de eventos que sigan la misma estrategia del marketing digital:
- Eventos situados en la parte superior: aumenta el conocimiento de la marca, crea una reputación y genera un volumen de clientes potenciales.
- Eventos situados en la mitad: establece una conexión con tus clientes potenciales y comprométete con ellos.
- Eventos situados en la parte inferior: lanza nuevas funciones, haz demos públicas en directo, supera las objeciones para acelerar tu ciclo de ventas.
Para abreviar, ¿cuál es exactamente la diferencia entre los eventos híbridos y los virtuales?
Presencial – Eventos que se ejecutan en un lugar físico y su asistencia es completamente presencial.
Virtual – Eventos que se ejecutan en la esfera digital y su asistencia es completamente virtual.
Híbrido – Los eventos que combinan componentes presenciales (físicos) con elementos digitales (virtuales) se consideran híbridos.
A continuación, algunas características presentes en los eventos híbridos:
- Un evento en el que un ponente retransmite su conferencia en línea;
- Un espectáculo en línea, con varios especialistas que comparten sus conocimientos a un público a través de una plataforma de eventos virtuales y con un intermediario presencial con el público;
- Un panel interactivo o una mesa redonda en la que los participantes puedan hacer preguntas, enviar comentarios o relacionarse entre sí.
En definitiva, la parte presencial tendrá mayor relevancia si se trata de un evento en directo y se puede interactuar a través de la tecnología. No obstante, y tras la pausa de los eventos presenciales debido a la pandemia, la parte virtual de un evento híbrido se ha vuelto más sólida que la presencial.
Los errores más comunes y las ideas equivocadas
La gente puede pensar que un evento virtual es más fácil de organizar que un evento presencial
Muchos profesionales de eventos no invierten el tiempo suficiente en sacarle rentabilidad al formato virtual. Otros, directamente, no se comprometen con la tecnología y se preguntan por qué tienen problemas durante la jornada del evento.
Tienen que entender la plataforma y la tecnología que están utilizando. La tolerancia tecnológica debe estar alineada con las altas expectativas para ofrecer al asistente la mejor experiencia posible. Por tanto, debes evitar que tu evento virtual adopte un modelo amateur y sacarle el máximo rendimiento a los aspectos mencionados para retener a los asistentes y repercutir en la imagen de marca.
El formato visual rompe las barreras geográficas, pero no se limita a ello
Los eventos virtuales se están convirtiendo en una televisión interactiva a la carta. Los eventos híbridos, por su parte, tienen la ventaja de combinar la creatividad del formato virtual con la esencia que solo tiene una reunión presencial. Sea cual sea la elección para tu próximo evento, presta atención a su difusión. Un enfoque profesional de la transmisión en directo y la producción de vídeo puede aumentar drásticamente la expectación, haciendo que tu evento llegue a un número mayor de personas.
Flexibilidad con los contenidos a la carta
Los eventos virtuales pueden registrar altos índices de inasistencia, cercanos al 50%. Pero eso no significa necesariamente un fracaso; muchas personas se inscriben a un evento sabiendo de antemano que no asistirán a la fecha y hora prevista del acontecimiento. Su franja horaria no tiene por qué coincidir con la del asistente físico. Entonces, ¿para qué se registran? Para tener acceso al contenido y reproducirlo desde dónde y cuándo quieran.
Experiencia de marca: ¿Fugacidad o alcance ampliado?
Los eventos híbridos tienen elementos físicos que sólo se producen en el lugar de la celebración, en horarios específicos. Este tipo de fugacidad crea valor en torno a la ocasión. Los participantes se sienten especiales por estar allí y por vivir una experiencia inolvidable. Así pues, estas experiencias vividas llegan al subconsciente y las convierte en un recuerdo único, correlacionando la marca con sus experiencias. Este factor marca la diferencia, ya que si vives un acontecimiento con entusiasmo, inconscientemente vinculas la marca a tu disfrute particular.
Los eventos visuales, en cambio, forman parte de la llamada visiconomía, término formado por las palabras visión y economía. Estos eventos tienen el poder de reunir a la gente solo por lo que creen. En este caso, se elimina la barrera geográfica, ya que en la esfera digital se pueden reunir un número ilimitado de personas. Lo único que deben tener es acceso a Internet. Por lo tanto, la capacidad de los eventos virtuales deja de tener limitaciones respecto al aforo.
Y esto es lo mejor de todo: no es necesario que elijas un formato sobre otro. Combina la fugacidad ofreciendo actividades exclusivas en persona para los asistentes presenciales, y fomenta la relación de tu marca con los participantes que quieran consumirla a la carta, independientemente del lugar o de la hora escogida para su disfrute.
Sostenibilidad
Es un hecho que la tecnología ayuda a reducir los residuos. Por ejemplo, la creación de invitaciones virtuales y la puesta a disposición del programa y del mapa del evento en Internet reducen el uso de papel. Por tanto, se puede decir que en los eventos virtuales prácticamente se han eliminado los residuos, ya que la mayor parte de las herramientas se encuentran en la esfera digital.
Eso significa que, al planificar eventos híbridos, necesitaremos un enfoque diferente al que se suele utilizar. Una alternativa sería la apuesta por los recursos naturales, por ejemplo, buscar un lugar con infraestructuras sostenibles y elegir regalos ecológicos fabricados con materiales reciclados.
En cuanto al espacio para los eventos, hay recintos que favorecen la iluminación natural: cuentan con paneles solares, salas con lámparas LED (que son un 80% más económicas que las fluorescentes), entre otras estrategias.
Cómo conseguir que el público siga un evento online desde su hogar
En primer lugar, la experiencia de un evento virtual no será la misma que la de un evento presencial, pero eso no demuestra que uno sea mejor que el otro. Más bien significa que son canales diferentes y, quienes sepan sacarle el valor al evento virtual, tendrán un océano por delante.
En segundo lugar, vamos a elegir a las generaciones Z y Alfa (nacidos en el siglo XXI). Al ser nativos digitales, el mercado digital se expande: las preferencias de este público se centra en la esfera digital y sueñan con ser influencers o gamers, dos nuevos ámbitos unidos a las redes sociales. Por tanto, cada vez más el formato del evento se adaptará a las necesidades de las nuevas generaciones, en este caso, se adaptará al formato virtual.
Hablamos de nuevas posibilidades en la realización de eventos alineados con nuevas formas de entender la realidad. Aquí tienes algunos consejos prácticos para aplicar a tus eventos:
- Mezclar los formatos de los eventos y hacer que los asistentes participen activamente.
- Formar un discurso de apertura en mesas redondas, íntimas, en el que se espera la participación de los asistentes.
- Crear una sesión de networking, imprescindible para la mayoría de los asistentes del evento.
- Quizás, un juego. Es una manera creativa de mover a la gente en lugar de hacer otra sesión de contenido.
¿Cómo puede saber una empresa el modelo que se ajusta mejor a su realidad?
En primer lugar, los principales KPIs de los eventos virtuales son la asistencia y el compromiso. No obstante, cabe destacar que en junio de 2020, el precio medio de los eventos presenciales era de 254 dólares. Increíble, ¿verdad?
Además, los patrocinadores tienen claro que un evento virtual es sinónimo de permanencia, comodidad e innovación (en plataformas), lo que genera grandes oportunidades de establecer contactos.
Los eventos híbridos mejoran la naturaleza de los eventos físicos. ¿Cómo? Se añade el componente tecnológico para determinar si los objetivos y las metas se han alcanzado con éxito o no.
Al igual que en los eventos virtuales, necesitarás unas analíticas fiables de una plataforma premium. De esta manera, obtendrás informes automáticos en tiempo real sobre el número de personas que asistieron, el tiempo de la actividad, el número de asistentes a las sesiones y muchos otros detalles del recorrido del asistente.
Además de demostrar la rentabilidad de la inversión a los patrocinadores y a cualquier otra parte interesada, también aprenderás conocimientos muy valiosos para mejorar tu próximo evento.
En resumen
Tus clientes son digitales, y cuanto más te relaciones en este ámbito, mejores serán tus resultados. De hecho, las experiencias de los eventos corporativos se dan en la esfera virtual, tanto si se establecen reuniones presenciales con elementos tecnológicos o como si tu evento es completamente digital. La apuesta por los eventos híbridos ha pasado de ser una alternativa a los eventos presenciales a convertirse en una necesidad.
Una percepción interesante es que en los eventos híbridos, los asistentes se sienten como en casa, ya que los recursos tecnológicos eliminan esa idealización de la perfección. Así, al sentirse como en casa, la gente crea empatía con el entorno y con aquellos con los que se conecta, además de ofrecer dos características esenciales: proximidad e intimidad.
Los eventos híbridos se están convirtiendo en el modelo habitual
Por ejemplo, una feria en la que la gente utiliza una app para conectar a los ponentes con los asistentes o para buscar a los expositores con los que quiera hablar. Estas cualidades corresponden a un formato híbrido,puesto que el evento tiene lugar en un evento físico, pero también se utilizan herramientas digitales. Otro ejemplo sería la elaboración de una cata virtual; este evento también sería híbrido.
En definitiva, los eventos híbridos prometen ser la apuesta de los organizadores por las innovaciones tecnológicas y la adopción masiva de las redes sociales. Es más, en un futuro próximo, se podría eliminar el término híbrido, ya que no habrá razón para mantener esa diferenciación. Todos los eventos tendrán componentes digitales y presenciales.
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