Lista de verificación para la planificación de las tres etapas de un evento

La planificación de eventos no hay que tomarla a la ligera; hay que agilizar todos los procesos y asegurarse de que nada se salga de la línea.

“Para lograr grandes cosas, se necesitan dos cosas: Un plan y poco tiempo” 

Leonard Bernstein.

Si planificas un evento sin una lista de control/mapa de ruta por escrito, te arriesgas a sufrir algunos desastres. Un organizador no debe confiar en ideas no documentadas, porque un mínimo error puede perjudicar a tu evento. 

Por esta razón, te vamos a mostrar nuestra lista de verificación para planificar un evento desde cero y detallar cada aspecto durante sus tres etapas: antes, durante y después.

Previa al evento

Adapta una plantilla de gestión de eventos

Si no cuentas con una plantilla no tendrás la seguridad de recordar todos los detalles hasta la finalización del evento, e incluso más allá. Así que organiza tus ideas en un documento, por ejemplo en Google Docs, y escribe todo lo que necesitas para tu evento. 

Empieza con un esquema aproximado que abarque el lugar de celebración, el presupuesto, los patrocinadores, la fecha, etc., y después haz categorías más pequeñas. Supongamos que has creado una columna de presupuesto en la lista de comprobación que indica la cantidad estimada necesaria para el evento, una vez las tienes, añade otras categorías como cantidad patrocinada, financiación directa, fondos recaudados, etc., bajo el epígrafe principal siempre que las necesites (o las recuerdes). 

También puedes acceder a lugares de trabajo virtuales como Asana, Monday y Trello para compartir esta plantilla con tus compañeros de equipo. 

“Para los millennials es mucho más fácil adaptarse a la tecnología porque han crecido con ella. Pero los boomers y algunos miembros de la Generación X tienen problemas para adaptarse. Hay una lucha por aprenderla… Siempre está avanzando”, dice Jim Spellos, fundador de Meeting U. 

Establece los elementos esenciales/objetivos de tu evento

Una vez que tengas la lista de tareas deberás especificar el desarrollo del evento. Tienes que tener claras las fechas, el lugar de celebración, los objetivos y todo lo relacionado a tu evento. 

Objetivos: ¿Cuál es el motivo principal de este evento? ¿Se trata de una feria comercial a nivel corporativo, una recaudación de fondos o una fiesta? Seguro que se trata de información básica; escribirla le facilitará las cosas a tu equipo.

Fecha y hora: evita que una feria importante se solape con otro evento en la ciudad.

Lugar de celebración: sí, tienes tiempo suficiente para negociar con los proveedores y contratistas, pero deberías decidir antes el tipo de lugar de celebración. 

Asistentes: ¿qué personas van a asistir al evento? Conocer su dinámica y sus preferencias te facilitará el proceso de ejecución del evento.

Dedica el tiempo necesario a la elaboración del presupuesto del evento

La elaboración del presupuesto suele ser un proceso costoso, así que ármate de paciencia y valentía. En primer lugar, haz una lista de los principales gastos del evento y, una vez tienes un esbozo de las posibles inversiones (lugar del evento, alojamiento de los invitados, desplazamientos, servicios de catering y/o bebidas, opciones de entretenimiento, etc.), asigna el presupuesto.

Diseña el evento

El aspecto y el contenido deben ser los factores más importantes de tu evento. La forma de dirigir un evento o de incorporar diferentes elementos en el contenido retrata tus habilidades y hace que tu trabajo destaque. 

Algunos elementos importantes de la fase de diseño son: 

Contenido

¿Qué contenido vas a presentar en el evento? ¿Habrá, por ejemplo, entretenimiento en vivo, presentaciones de diapositivas, ponentes invitados, sesiones de preguntas y respuestas? ¿Qué más quieres añadir?

Los asistentes son los que más recuerdan esta parte, así que trabaja para ofrecer un programa de contenidos inolvidable. 

Consulta los objetivos de tu evento y decide el formato del programa. Si los ponentes cubren la mayor parte de tu evento, planifica descansos breves entre estas sesiones para dejar que los asistentes absorban todo el contenido. 

Preparativos

La disposición de los asientos y el equipo marcan la diferencia en un evento. Cuando utilizas cuidadosamente el lugar de celebración y colocas todo a la perfección- desde los asientos hasta el equipo electrónico-, demuestras tu capacidad de gestión. 

Un organizador de eventos inteligente no desperdicia ni abarrota el espacio disponible; tú tampoco deberías hacerlo. Puedes diseñar todo el recinto visualmente y decidir qué colocar en cada lugar o visitar el recinto junto con el equipo y discutirlo. 

Por último, no solo debes ofrecer una experiencia ideal a los huéspedes, sino también comodidad y bienestar.

Toque personalizado

¿Tu evento es especial y diferenciador? ¿Estamos ante un evento corporativo habitual u ofrece alguna innovación? El público siempre busca la novedad, independientemente de tu dinámica. 

John Federico, de Event Hero, afirma: “¿Cómo quiere que se recuerde su conferencia: amable, acogedora e inclusiva o una serie de procesos mecánicos y sin rostro, todo ello en nombre de la ‘eficiencia’?”

Es cierto que el contenido es la columna vertebral de tu evento, pero también debes hacer hincapié en el factor de la personalización. Elegir un código de vestimenta diferente, una nueva cocina o proveedores de entretenimiento inesperados son factores importantes sobre los que reflexionar. 

¿Cuál debería ser el aspecto general del evento?

Uno de los aspectos destacados debería ser la elección de la decoración correcta. No puedes ignorar la presentación de tu evento; ¿debes presentar un aspecto divertido, sofisticado o animado? 

A continuación, te mostraremos algunos factores determinantes para llevar a cabo el aspecto de un evento:

Objetivos

¿Cuál es el objetivo de este evento? ¿Se trata de networking, de concienciación social o de actividades divertidas? Elige un tema que haga referencia a los objetivos de tu evento.

La voz de la marca

¿Estás organizando un evento de empresa? Si es así, seleccionar el tema adecuado será más fácil. Comprende la voz de la marca de la empresa/corporación y elabora un tema. Comprueba cómo conecta la empresa con tus clientes y retrata eso en el tema, es decir, si es “funky” o reservado. 

Asistentes

Los asistentes son una parte crucial de cualquier evento. No se puede iniciar un evento con éxito sin conocer las expectativas y los intereses del público. ¿Invitas a personas de negocios, a antiguos alumnos de la universidad o a jóvenes? Responde a esta pregunta y preselecciona las ideas temáticas más acordes para tu evento.

Presupuesto

Independientemente de la marca, los asistentes o los objetivos de un evento, es impensable omitir el tema del presupuesto. Habla con algunos decoradores, discute tus ideas y selecciona el que mejor se ajuste a tu presupuesto. 

Selecciona las mejores opciones de catering 

Una hospitalidad excepcional puede hacer que cualquier evento sea memorable, no dejes pasar esta oportunidad. Añade la categoría de catering a tu lista de control de planificación y ordena de antemano todos los productos para planificar un evento único. 

Esta tarea incluye: 

Decide los servicios: una vez elegido el proveedor de servicios, elige las mejores opciones de servicio. ¿Desea una cena tipo bufé, estaciones de comida o un patio de comidas separado dentro del lugar del evento? 

Concreta el menú: si vas a subcontratar los servicios de restauración, deja que ellos elaboren las mejores opciones. No obstante, vigila de cerca los elementos del menú; no puedes servir a los invitados una comida de baja calidad o mal elaborada.

Proporciona una experiencia excepcional a los huéspedes

Todos merecen vivir una experiencia increíble, desde los asistentes hasta los invitados (ponentes, expositores, etc.). Debes planificar hasta el mínimo detalle; tener lista la decoración del lugar de la celebración, pero también el lugar de alojamiento de los ponentes. Sé un verdadero representante de tu cliente y haz todo lo que puedas dentro del presupuesto establecido. Todos los detalles suman.

Alojamiento

Si hay huéspedes internacionales, asegúrate de que el alojamiento y las instalaciones de desplazamiento son excelentes. Aunque el hotel/resort se encargará de ultimar estos pequeños detalles, debes estar atento a cualquier laguna. 

Añade una categoría de vigilancia a tu lista de verificación previa al evento y comprueba todo lo que ocurre. Desde las fechas de llegada de los invitados hasta sus modos de desplazamiento, informa al anfitrión/cliente y saca los mejores recursos posibles. Si se establecen categorías para los invitados, es decir, VIP y Otros, reserva los alquileres respecto a su etiqueta.

Atender a los invitados de ambas partes, es decir, a los participantes y a los visitantes, es una decisión difícil. Asigna algunas personas de tu equipo a cada lado y manténte en contacto con ellas durante todo el evento. Si tu equipo de planificación está entusiasmado con el evento, podrás llevar a cabo las tareas más difíciles en plazos muy ajustados. Por lo tanto, elige siempre al equipo adecuado. 

Promociona tu evento

A estas alturas, tu lista de verificación de gestión de eventos incluye tus objetivos, aspectos esenciales, opciones temáticas, elección de menús, etc. Tras detallar más de la mitad de la planificación, toca promocionar tu evento. 

Cuanto antes empieces a promocionar un evento, mayor será la participación y la curiosidad que suscites. 

Te dejamos algunos consejos para iniciar la fase de promoción del evento:

Aprovecha la influencia de las redes sociales

Una vez cubiertos los aspectos básicos, crea una página separada para este próximo evento e informa a la gente sobre tu progreso.

“El 80% de las razones por las que la gente va a los eventos es para hacer contactos. Para reunirse con sus colegas, amigos y clientes potenciales”, afirma Adam Parry, de Event Industry News.

Puedes crear un logotipo personalizado, folletos, pancartas y anuncios de pago, así como una campaña de relaciones públicas para despertar la curiosidad por este evento. 

No publiques al azar en las redes sociales; crea una estrategia para anunciar el evento y luego pon a la gente al corriente de los últimos acontecimientos. 

Construye una secuencia de e-mails especializados

Si las promociones en las redes sociales no son suficientes o tu público potencial está disperso en diferentes medios digitales, amplía tu marca a diferentes plataformas. 

Construye una secuencia de correos electrónicos para tus seguidores con la finalidad de orientarlos sobre las especificidades del evento, los horarios y alguna información privilegiada (si se ajusta a las normas). Como profesional de eventos, debes supervisar todo, así que añade la promoción del evento a tu lista de verificación antes de que se te olvide. 

Crea una campaña de anuncios de pago

Si hay presupuesto y necesidad, una campaña publicitaria de pago puede hacer maravillas para promocionar tu evento. Sumérgete en este ambiente, sácale rentabilidad a tus anuncios y atrae a un número mayor de patrocinadores, proveedores y asistentes

Si el cliente, es decir, una marca, tiene una página web, añade una página principal al sitio al que enlazas con el anuncio y mantén a los visitantes actualizados sobre las ofertas del evento.  

Comparte tus teasers/anuncios

Cuando los preparativos del evento estén en pleno apogeo, no olvides compartirlos con los demás. Los eventos a gran escala atraen a visitantes de todo el mundo, y estos teasers los mantienen enganchados hasta el día del evento. 

Otra forma de promocionar tu evento es realizar entrevistas al equipo de planificación y compartirlas en las redes sociales.

Preocúpate por la comodidad de tus invitados

Aquí viene la parte más complicada: hacer que todos se sientan cómodos y bienvenidos. Los planificadores de eventos expertos se aseguran de que sus invitados se marchen del lugar con un buen recuerdo, porque eso es crucial para su negocio. 

Si no sabes cómo afrontar la comodidad de tus invitados, no te puedes perder las siguientes recomendaciones: 

Disposición de los asientos

Esto puede parecer obvio, pero incluso los mejores eventos, que cuentan con una gran financiación, pueden resultar caóticos si la disposición de los asientos no es buena. 

Si vas a recibir a menos de 100 invitados, tienes una buena oportunidad de experimentar con la disposición de los asientos del local. Pero si se trata de un evento de gran envergadura, debes priorizar la optimización. 

Utiliza el espacio disponible para que los invitados y los voluntarios del evento puedan hacer sus cosas cómodamente. Si hay diferentes categorías de invitados, por ejemplo, VIPs, ponentes, animadores, etc., segmenta el espacio de los asientos para evitar el caos. 

Sección de comidas y bebidas

¿A dónde se dirigirán los invitados para refrescarse? ¿La sección de comida/bebida está cerca de los asientos de los invitados, o se les servirá después del evento? Estos pequeños detalles son importantes para el éxito de tu evento.

Pausas y sesiones de interacción con los huéspedes

Los eventos prolongados agotan a todo el mundo; sácale rendimiento. Según BizBash, lo ideal son eventos de 4 a 6 horas de duración con sesiones de 15 a 20 minutos. Si rematas estas sesiones con varios descansos, tu público no perderá el interés. 

Si tu evento va a ser largo, divide el contenido en diferentes categorías y haz algunas pausas entre ellas. A los asistentes les gustan los eventos interactivos y fáciles de seguir.

Si los ponentes invitados están disponibles después del evento, puedes planificar algunas entrevistas improvisadas o sesiones de preguntas y respuestas para generar más contenido para la página web. 

Accesibilidad a Internet

Siempre que visitamos un lugar, investigamos si tiene acceso a Internet. Tus asistentes también buscarán esa conexión, así que detalla si el lugar cuenta con línea Wifi o no, y si además, les proporcionarás la contraseña.  

“La necesidad de conexión con los demás es cada vez más importante a medida que avanzamos hacia un mundo en el que los conocimientos y la experiencia de las personas están en función de las redes- tanto presenciales como en línea- que poseen, más que del contenido de sus cabezas”, afirma Adrian Segar, de Conferences That Work

Instalaciones médicas

¿Qué pasa si alguien se pone enfermo durante el evento? ¿Tienes un centro médico cerca? Si no es así, puedes montar un centro privado improvisado. Cuando hay gente, pueden ocurrir contratiempos y cosas inesperadas, pero trabajar en estos matices puede ayudarte a estar al tanto de la situación. 

Seguridad

Hacer que el lugar del evento sea seguro es uno de sus principales deberes; incorpora este matiz a tu lista de verificación. Desde la instalación de puertas de seguridad hasta las cámaras de vigilancia, detalla cada aspecto de tu evento. Los invitados deben sentirse seguros y acogidos; esta es tu prueba como organizador de eventos. 

Durante el evento

Planifica cada detalle del evento

Has trabajado duro en la fase de planificación previa y por fin ha llegado el momento de celebrar tu evento. Estás extasiado y preocupado por cómo saldrán las cosas, pero ¿y si te decimos que un práctico planificador del día del evento puede ahorrarte muchos problemas?

Revisiones de última hora

Visita el lugar para comprobar el equipo y los preparativos. Vuelve a ejecutar el contenido para ver su fluidez. Comprueba con los proveedores de servicios y anota su estado. 

Ponentes/participantes

Haz un seguimiento de los ponentes, los miembros del personal y los animadores para saber que todo está en marcha. No dejes ningún aspecto sin atender para asegurarte de que nada se estropee.

Pausas

Prepara las cosas que se presentarán durante las pausas, es decir, comida, bebidas, contenidos de entretenimiento, etc. Este elemento es para mantener a tu público contento y comprometido. 

Comparte este programa con tu equipo durante el día del evento para que todos naveguen hacia una misma dirección. Distribuye intercomunicadores entre los miembros clave de tu equipo si el lugar de celebración es amplio para que la comunicación sea ininterrumpida. 

Atiende a los asistentes

Un rápido análisis de los visitantes te permitirá conocer su entusiasmo y sus expectativas. Comparte esta información con los ponentes para que puedan añadir/omitir contenidos.

¡Comienza el evento!

Por último, es el momento de que los demás desempeñen su papel. Pasa a un segundo plano y mira cómo tu equipo hace rodar el balón. Has hecho un gran trabajo completando una tarea tan estresante, ¡felicidades!

Post evento

Comunicación post evento

Algunos organizadores de eventos no se mantienen al día con sus invitados y ponentes después del evento, lo cual es un grave error. Una percepción pública positiva puede impulsar tu negocio y el del cliente.

Organiza sesiones rápidas de colaboración entre los ponentes y algunos invitados. Estas sesiones permitirán que los visitantes conozcan a sus personas favoritas y que luego digan cosas buenas sobre tu evento. 

Si es posible, también puedes instalar pequeñas cabinas de interacción en el lugar del evento para “cotillear”. De lo contrario, utiliza el espacio del escenario y permite que el público interactúe con los ponentes una vez que la multitud se haya calmado. 

Pregunta a los invitados por su experiencia para tus futuras tareas y convierte este evento en una gran experiencia de aprendizaje. Anota las cosas que no les gustaron y compártelas con todo el equipo de planificación.

Despedidas

Trata a los visitantes y participantes al igual que lo hiciste antes del evento. Comprueba las rutas de salida de los invitados para garantizar una conclusión oportuna y sin problemas. Despídete tú mismo de los participantes y, de paso, gánate unos cuantos puntos. 

Análisis

Si hay algo que hay algún elemento que no ha complido con tus expectativas, toma nota y cámbialo en tu próxima tarea de planificación de eventos. Siempre se puede mejorar. 

Conclusión

La planificación de eventos es un trabajo agotador, y tú eres el director de esta película. Si empiezas con un planificador bien pensado, podrás controlar mejor las cosas y arreglarlas de antemano. 

Hoy hemos recorrido tres fases de planificación: antes del evento, durante el evento y después del evento. Personaliza las indicaciones descritas anteriormente en función de tu evento y elabora una nueva lista de comprobación que respalde tus objetivos.

Consulta esta lista de verificación cada vez que te sientas atascado, y asegúrate de que todo va según lo previsto. Y por último, recuerda que siempre habrá contratiempos circunstanciales. No dejes que te pillen desprevenido.

¡Te deseamos toda la suerte del mundo! 

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