Cómo utilizar tecnología para eventos en tu empresa de menos de 1000 empleados

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Esta es la última parte de nuestra serie sobre cómo utilizar la tecnología para eventos corporativos. Quizás sea la más importante, ya que muchos eventos corporativos entrarían en este tamaño:  menos de 1000 asistentes.

Para un evento que tiene cientos de asistentes, debes estar equipado con las herramientas adecuadas para asegurarte de que todos los procesos que involucran a los asistentes funcionan bien. Recuerda que la primera impresión es la que perdura. No solo debes preparar el evento en sí, también debes tener en cuenta los días previos e incluso los posteriores.

¿Cuál es el primer punto de contacto con los asistentes? ¿Hasta qué punto debes enviar comunicaciones después del evento? Son preguntas que debes tener en cuenta.

Antes del evento

En la mayoría de los casos, el primer punto de contacto con los asistentes será cuando se dirija a ellos con comunicaciones oficiales y los invite a participar. Dependiendo de la naturaleza de tu evento corporativo, esto puede venir en forma de correos electrónicos, comunicaciones internas, o incluso anuncios en las redes sociales.

En este punto, debes asegurarte de que tienes una web y un proceso de inscripción funcionales. Diles por qué deben asistir a este evento a través de una web atractiva con el objetivo final de que se inscriban en tu evento. 

Una vez que hayan confirmada su participación, sería estupendo lanzar una aplicación para el evento que no sólo permita a los asistentes tener acceso a la información importante del mismo, sino que también facilite el registro de entrada el día de su celebración. 

La aplicación de eventos Eventscase, por ejemplo, permite a los asistentes generar un código QR único que puede escanearse para registrarse o utilizarse para imprimir sus tarjetas de identificación a través de nuestra Onsite Box.

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Organiza un evento impactante

El evento en sí requiere mucha preparación. Ultima la agenda con antelación y, en el caso de formatos de eventos como conferencias y ferias comerciales, asegúrate de aportar valor a los asistentes mediante contenidos relevantes y útiles. Invita a expertos del sector para que hablen o selecciona a los ponentes mediante un concurso. No conviene seguir hablando del mismo tema año tras año o tu evento perderá atractivo para tu público.

Para esta etapa, ten en cuenta también el formato de tu evento. Si se trata de un evento presencial, herramientas como la aplicación para eventos pueden ayudar a los asistentes a establecer una red de contactos y a participar en actividades interactivas, como las encuestas en directo o las preguntas y respuestas. 

Si optas por el formato virtual o híbrido, es imprescindible que utilices configuraciones en línea que te permitan transmitir en directo tu evento e invitar a los asistentes a participar a distancia. Eventscase ofrece una herramienta de este tipo a través de su Digital Venue, que ha sido premiada en 2021 como «Mejor tecnología para eventos virtuales» en los Global Eventex Awards.

Recoger las opiniones de los asistentes

Para concluir tu evento, asegúrate de recoger valiosos comentarios de los asistentes en forma de encuesta posterior al evento. Si esto ha resultado difícil en el pasado, intenta incentivar la participación premiando a los participantes más activos. Esto te permitirá recopilar datos importantes que podrás analizar de forma objetiva para conseguir notables mejoras para tu evento.

Eventscase también ofrece una herramienta de encuesta posterior al evento dentro de su plataforma. Puedes descargar fácilmente los resultados en un archivo CSV en cualquier momento.

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Conclusión: utiliza un software de gestión de eventos todo en uno

Si has percibido algún patrón a lo largo de este blog, es que ofrecemos diferentes herramientas para cubrir tus necesidades antes, durante y después de tu evento. El punto más destacado es que debes automatizar diferentes procesos y utilizar la tecnología de eventos.

Seguimos encontrando nuevos clientes que aún son víctimas de procesos administrativos ineficaces y manuales. Ahora que el año 2022 llega a su fin, deseamos que más organizadores de eventos se den cuenta de la importancia de racionalizar los distintos procesos de gestión de eventos en una única plataforma. 

No hay que subestimar el poder de la tecnología de eventos. Eventscase cubre cientos de casos de uso a través de su suite de productos y también da cabida a las integraciones con otras plataformas, como los CRM, para gestionar los datos de un modo inteligente.

Agenda una demostración hoy mismo si deseas una visión general personalizada de cómo podemos ayudarte en todos tus eventos corporativos.

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