Si eres un organizador de eventos, este tema te puede resultar interesante. Cuando hablamos de celebrar un evento nos referimos a un evento virtual o digital. Con la Covid-19 aún presente, esta es la nueva normalidad. Estos dos nuevos formatos han aparecido como una alternativa al modelo presencial, que todavía no puede asentarse definitivamente por la pandemia. Sin embargo, con el evento virtual o digital en mente, la brecha social desaparece para dar paso a un evento inclusivo que atraviesa fronteras. Como diría Freddie Mercury, The Show Must Go On.
En este documento, podrás aprender los secretos para planificar un evento virtual deslumbrante
Crea una hoja de ruta virtual intuitiva
Posiblemente, sea el consejo más importante y lo primero que debes tener en cuenta. Los eventos virtuales requieren una planificación detallada, al igual que los eventos presenciales. La elaboración de una estrategia en profundidad o una hoja de ruta marcará los hilos de tu evento virtual.
A continuación, te mostraremos tres parámetros para crear una ruta intuitiva y bien estructurada.
Tu público objetivo
El primer paso para elaborar una estrategia es comprender las necesidades de tu público virtual. Al fin y al cabo, son los que más deben importarte. Busca los grupos de edad o demográficos concretos que tienes en mente para ser tu público. Tener una perspectiva clara sobre el público te ayudará a diseñar una estrategia de marketing o promoción más eficaz.
Estructura
La estructuración es esencial para guiar correctamente a tus asistentes y evitar que pierdan el interés por encontrarse con un recorrido complejo. Además, definirá el alcance y el tamaño de tu evento virtual. Opta por un formato determinado como, por ejemplo, una conferencia virtual, un seminario web o un taller y guía al participante directamente hacia tu contenido para que disfrute del evento.
Algunos aspectos esenciales
En este punto, podrás destacar otros aspectos esenciales que influyen en la hoja de ruta virtual. Por ejemplo, podrás reflejar si tu evento será en directo o, por contra, grabado de antemano. Siguiendo este hilo, también tendrás que determinar el precio de tu evento. ¿Quieres que sea gratuito, de pago o cobrar determinados servicios? ¿Qué patrocinadores tendrá tu evento? Por tanto, tú eres quien determina las pautas del evento.
Por último, define claramente tus metas y objetivos. Asegúrate de que el equipo participa, especialmente, en las fases de toma de decisiones. De este modo, les dará un sentido de propiedad hacia el evento virtual.
Escoge el lugar idóneo para el evento virtual
¿Verdad que en los eventos presenciales escogemos un lugar concreto, como una sala, un auditorio o un espacio abierto para su celebración? Pues bien, tenemos que aplicar los mismos parámetros para el modelo virtual, solo que, en este caso, al espacio le denominaremos ‘lugares virtuales’.
Mucha gente se limita a optar por plataformas de redes sociales como Facebook, YouTube o incluso Instagram Live. No cometas ese error. Es como elegir un mercado para una boda. Estas plataformas son excelentes para la promoción de tu evento, no para el evento en sí.
Sé prudente y elige plataformas especialmente diseñadas para eventos virtuales, que cuentan con la tecnología más innovadora y con un equipo humano profesional y eficaz para solucionar cualquier problema. El 38% de los organizadores de eventos virtuales afirman que se encuentran con fallos técnicos al organizarlos.
Ten claro estos factores
Ahora bien, no cualquier plataforma es válida; elige una plataforma que pueda atender a tu rango de audiencia específica, que pueda interconectarse fácilmente con las redes sociales para la promoción y, sobre todo, que esté compuesta por un equipo técnico y un servicio al cliente continuo. ¿Por qué? Para evitar factores sorpresas antes del evento o, peor, durante la transmisión en directo.
Un consejo de valor
No hay mejor consejo que una opinión o comentario de usuarios anteriores o actuales de la plataforma para saber a qué se enfrentan: elegir el local virtual adecuado, tener al mejor equipo técnico, confiar en el servicio al cliente, etc.
Así pues, busca contactos en el sector para preguntar y conocer las diversas opiniones de los usuarios. De nuevo, hay mejor guía que la valoración de otra persona.
Los paquetes de precios deben ser los factores clave que deben afectar a tu decisión.
Incentivos virtuales para tu evento virtual
A la gente le encantan los regalos, no es ningún secreto. De hecho, si obsequias a tus invitados con un detalle, éstos se sentirán apreciados y reconocidos. El factor importante del regalo no es el valor en sí del contenido, sino el hecho de acordarte de tus asistentes y tenerlos en mente.
Por tanto, si deseas impactar en tu público, incentiva su asistencia con pequeños detalles y, a poder ser, elaborados con materiales reciclados o de baja contaminación. De esta manera, los tendrás en tu bolsillo y, además, fomentarás la protección del medio ambiente.
Aunque parece un factor atractivo para generar experiencias, la realidad es que sólo el 34% de los organizadores de eventos virtuales siguen esta práctica.
Esta tendencia es habitual en los eventos presenciales; los organizadores suelen organizar bolsas de regalo para los asistentes que incluyen camiseta, bolígrafos, cuadernos, tazas o cualquier otro recuerdo del evento.
Bolsas de incentivos virtuales. ¿Te suena?
Sabemos que en los eventos presenciales es una práctica usual, pero ¿cómo podemos ofrecer este mismo servicio en un evento virtual? Se nos ocurren varias alternativas para generar experiencias positivas en los asistentes: regalar cupones de descuento, suscripciones por tiempo limitado a servicios en línea, paquetes gratuitos de Netflix, libros en línea, suscripciones académicas, cestas, tarjetas de regalo, kits de bienestar, entre otras muchas opciones.
La idea principal es acordarse de los asistentes, “te tenemos en cuenta y nos importa tu opinión”.
Por último, hay que crear expectación, ¿y qué mejor que con un sorteo o una pequeña competición entre los asistentes? A todos nos gusta participar, pero también competir. Este factor incrementará la participación y el entusiasmo de tu público objetivo.
Recuerda
No olvides que tus patrocinadores también tienen un papel destacado en estos incentivos; por un lado, puedes grabar su nombre o logo en las bolsas, en las libretas e incluso en los bolis. Por el otro, ellos serán quienes financiarán los artículos.
Apuesta por la innovación
Para este tip, necesitas ampliar los horizontes de tu mente. Crea un brainstorming y apuesta por las ideas más creativas, innovadoras y diferenciadoras. Piensa en perspectivas diferentes y aplícalas a tu evento. De esta forma, aportarás a tus asistentes un valor añadido único y conseguirás generar experiencias favorables.
Recomendaciones
¿Qué te podemos recomendar? Se nos pasan varias ideas por la cabeza como, por ejemplo, organizar una aparición sorpresa de cualquier celebridad, líder o influencer. Puedes utilizar este ‘factor sorpresa’ durante el evento o en una conferencia determinada. Puedes también contratar los servicios de un cantante para que interprete algún tema en directo o un cómico para que genere un clima favorable entre los asistentes. De este modo, podrás crear un impacto social positivo y mutuo.
Sin embargo, existe la posibilidad de que el público pierda interés en un evento virtual; los participantes necesitan descansos entre las conferencias y, sobre todo, que el ponente entable una conversación jugosa, interesante y participativa. De no ser así, el público se desconectará del evento.
El 49% de los profesionales del marketing afirman que el engagement de la audiencia es el principal factor para el éxito de un evento virtual. Por lo tanto, contar con este tipo de actuaciones o apariciones de invitados puede mantener a tu público enganchado.
Por otra parte, no desveles todos los secretos de tu evento. Guárdate un as en la manga y sorprende a tus asistentes. Causa sensación, ¿cómo? Proyecta un cortometraje u organiza un concurso de talentos y competiciones en línea.
Una vez más, recuerda
Una vez más, analiza estas ideas con tus patrocinadores, el equipo de relaciones públicas y el equipo financiero. No hay que olvidar que los regalos y los factores sorpresas pueden significar un coste para el evento.
Además, sé precavido con el contenido. Una mala imagen o unas palabras incorrectas pueden desmontar la diversión y convertirla en pesadilla.
La innegable importancia del feedback
¿Quieres que tu próximo evento virtual tenga más éxito que los anteriores? Los comentarios y la opinión de tus asistentes marcarán la sintonía del evento. De esta manera, podrás saber cuáles han sido los puntos fuertes y débiles del evento, qué tema ha cautivado más al participante y qué elementos podrías incorporar o eliminar para tu próximo evento.
El feedback mide la satisfacción de los asistentes a través de encuestas. El 90% de los organizadores de eventos virtuales utilizan encuestas para medir la satisfacción de los asistentes. Es el segundo factor que más contribuye al éxito de cualquier evento virtual. El 85% del éxito depende de la satisfacción de los asistentes. Por lo tanto, es muy importante centrarse en los comentarios.
Asegúrate de idear mecanismos eficaces de feedback. De esta forma, obtendrás comentarios sinceros de tu público, patrocinadores y ponentes. Así, podrás conocer las carencias, los objetivos incumplidos y los puntos de mejora. Además, te ayudará a evaluar mejor el éxito de tu evento virtual.
Conclusión
Por último, asegúrate de reflexionar sobre estos consejos. Te ayudarán a distinguirte y a alcanzar tus objetivos. Para concluir, nos gustaría decir que debes ser dueño de tu evento virtual hasta el fondo. El quid de la cuestión es que, hagas lo que hagas, asegúrate de ser honesto y realista.
