¿Qué es un software de gestión de eventos?

que es un software de gestion de eventos eventscase - ¿Qué es un software de gestión de eventos?

En pocas palabras, un sistema de gestión de eventos (o software para la gestión de eventos) es una herramienta que ayuda a los organizadores a planificar, ejecutar y gestionar sus eventos. Algunos ejemplos de este tipo de eventos son las conferencias, las exposiciones, los festivales, las ceremonias, los eventos deportivos y muchos más.

Los software de gestión de eventos pueden ser de dos tipos. El primero es un software diseñado para gestionar procesos específicos, como la venta de entradas o el registro, y el segundo es un software todo en uno diseñado para atender todos los aspectos de la gestión de eventos.

¿Cómo se relaciona un software de gestión con las fases de un evento?

Un software de gestión de eventos puede abordar varias actividades e hitos dentro del ciclo de vida de la gestión de un evento. A continuación, se indican las fases y una descripción de cada una.

Planificación de un evento

Esta es la etapa en la que se deciden las metas y los objetivos del evento. Hay que ponerse en contacto con una lista de posibles patrocinadores y colaboradores, y lugares de celebración, para comprobar la disponibilidad y el interés, entre otras cosas.

Es importante establecer un presupuesto y unos objetivos con antelación, ya que son vitales para anticipar las decisiones. A menudo se pasan por alto los posibles riesgos o problemas que pueden surgir, sin una preparación previa, los problemas menores pueden resultar en un desastre para tu evento y para tu reputación.

Diseño/Implementación

En esta etapa se diseña el evento, desde el programa hasta la contratación de los ponentes y la puesta en marcha del plan de marketing. Cuanto más profunda y minuciosa sea la planificación, más fácil será esta fase.

Asegúrate de que tu identidad de marca y tu voz única sean fácilmente identificables en todos los productos. Aquí es donde entra en acción un software de gestión de eventos, si has optado por uno.

Ejecución/Moderación

Este es el resultado de todo el trabajo previo de planificación. El día del evento debería ser la parte más fácil si se ha seguido un plan establecido y se ha implementado con cuidado y al detalle.

La cantidad de trabajo a realizar variará en función de lo automatizados que estén tus procesos (de nuevo, la elección del software de gestión de eventos es muy importante). En cualquier caso, es probable que surjan algunos problemas imprevistos, por lo que disponer de procedimientos de contención pensados con antelación, para tratarlos con profesionalidad y de la mejor forma posible, hará que la percepción que tengan los asistentes de tu organización sea muy positiva.

Evaluación

La medición y el análisis de tus objetivos determinará si tu evento ha sido un éxito o no. Sin embargo, la recopilación de los comentarios de los asistentes, y el análisis de su comportamiento (si había partes interactivas en el programa) durante el evento, pueden proporcionar información útil para mejorar en el futuro.

Esta etapa será mucho más difícil sin un sistema de gestión de eventos, ya que probablemente se basará en los datos brutos de venta de entradas y tendrás que ponerte en contacto con los asistentes manualmente.

¿Por qué es necesario un software de gestión de eventos?

No hay duda de que el software para eventos puede ayudar a agilizar el proceso de planificación de los mismos y mejorar la participación de los asistentes.

A medida que las nuevas tecnologías y los softwares continúan desarrollándose, se hace evidente que los planificadores de eventos deben utilizar un software específico que optimice al máximo los recursos. También es necesario mantenerse al tanto de las tendencias y hacer que tus asistentes vuelvan año tras año.

La popularidad del software de gestión de eventos ha crecido significativamente en los últimos 5 años, el valor del mercado global ha aumentado a 11,06 mil millones de dólares en 2022, frente a 6,38 dólares en 2017. El 89% de las empresas que utilizan la tecnología de eventos ahorran aproximadamente 200 horas al año, el 20% ve más de 360 horas ahorradas al año y el 92% de los profesionales del marketing creen que el software de eventos facilita la consecución de resultados empresariales.

El uso de un software de gestión de eventos tiene multitud de ventajas, además del ya mencionado ahorro de tiempo y optimización de recursos.

Un sistema de gestión de eventos te permite:

  • Reducir la carga de trabajo de la parte administrativa.
  • Reforzar las comunicaciones entre todos.
  • Digitalizar la gestión de tus eventos.
  • Maximizar la flexibilidad.
  • Ahorrar tiempo en la planificación.
  • Acceder a informes y análisis detallados.
  • Máxima personalización acorde a tu identidad de marca.
  • Interfaz de usuario sencilla y con soporte.

Ventajas destacables a tener en cuenta

Sistema seguro de venta de entradas

Lo más probable es que el mayor origen de ingresos sea el de la venta de entradas. Por ello, es imprescindible que las entradas puedan comprarse de forma segura y rápida, con total transparencia y los impuestos detallados (por ejemplo, IVA, gastos de reserva, etc.)

Comprobación en vivo in situ

Los análisis son importantes a la hora de revisar el rendimiento de tu evento. La posibilidad de ver cómo aumenta el número de asistentes de forma inmediata a medida que se registran puede aportar una valiosa información.

Constructor de sitios web personalizados

Da mayor visibilidad y potencial para añadir funciones que se ajusten a las necesidades de la empresa (por ejemplo, integración de redes sociales, formularios de contacto, etc.) y pueden separar realmente un software de EMS de sus competidores. Los patrocinadores podrían tener una posición destacada en el sitio web, lo que puede ser una perspectiva valiosa a la hora de intentar conseguir acuerdos o financiación.

¿Cómo elegir un Software de gestión de Eventos?

Para encontrar el software de gestión y planificación adecuado para tu evento, debes considerar tus objetivos, necesidades y áreas problemáticas que puedan surgir. Decide qué áreas podrían optimizar, y qué procesos te ayudarán a alcanzar o superar tus objetivos.

Plantearse algunas preguntas previas te ayudará a evaluar de forma correcta qué necesitas acorde a tus necesidades.

  • ¿Admite el software eventos virtuales e híbridos?
  • ¿Es compatible el software con los dispositivos necesarios?
  • ¿Tiene opciones de personalización?
  • ¿Tengo plena autonomía sobre la experiencia completa del cliente, y dispone de otras opciones de apoyo?
  • ¿Puede la plataforma sostener el número de asistentes, al tiempo que mantiene fuertes características de seguridad y protección?
  • ¿Dispone de herramientas para la participación, como la creación de redes, la mensajería privada uno a uno, las sesiones de trabajo, los juegos (en directo e interactivos) y la retroalimentación (encuestas en directo o posteriores al evento)?
  • ¿Tiene el software las integraciones correctas (por ejemplo, Facebook)?
  • ¿Puede crear una aplicación móvil?
  • ¿Las herramientas de informes y análisis son lo suficientemente detalladas para medir y analizar la consecución de mis objetivos?
  • ¿Cómo voy a medir el éxito?
  • ¿Tendré que contratar a alguien para gestionar el software?
  • ¿Se ajusta a mi presupuesto?
  • ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar para reducir mi carga de trabajo y optimizar la gestión?

Algunos programas ofrecen una prueba gratuita para ayudarte a resolver algunas de estas preguntas. Existen numerosos sitios de reseñas que pueden ofrecerte una visión de su experiencia de primera mano, lo que podría ayudarte en la fase inicial de selección. Compara las características con el precio para asegurarte obtener el máximo valor.


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