Las 6 mejores prácticas para garantizar las sostenibilidad en los eventos híbridos

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Los eventos son esenciales para las empresas, ya que son el medio perfecto para impulsar el marketing y establecer conexiones más profundas con el público. Después de los eventos presenciales, vimos aumentar la celebración de los eventos virtuales y luego los eventos híbridos en todo el mundo. Pero en todo este progreso, la sostenibilidad de los eventos ha permanecido descuidada durante mucho tiempo. 

Sin embargo, según una estimación, una conferencia de 2 días con 1.000 asistentes in situ puede generar una emisión de carbono de 1.791.320 Kgs. En cambio, una conferencia virtual sólo genera 8.424 Kgs. Este ahorro es suficiente para alimentar 206 hogares estadounidenses durante un año. 

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Fuente: Cooler Future

Tras alcanzar estos peligrosos niveles de emisiones de carbono, las empresas han empezado a darse cuenta del efecto del calentamiento global de forma gradual. Por este motivo, muchos organizadores han optado por los eventos virtuales e híbridos para evitar las asistencias presenciales masivas y, por ende, un alto nivel de contaminación.

Sin embargo, no hay que olvidar que el modelo híbrido también cuenta con una audiencia presencial.  A continuación, conocerás algunas prácticas sostenibles para adaptar a tus eventos híbridos.

¿Cómo se puede organizar un evento híbrido más sostenible?

Evita los materiales impresos y apuesta por los medios digitales

La innovación tecnológica ha significado un avance importante en la industria de los eventos. De hecho, ha dejado en un segundo plano los medios impresos para apostar por la promoción de los eventos en la esfera digital. 

Este avance no solo nos beneficia en cuanto a rapidez y comodidad; también podemos ahorrar en papel y evitar la propagación de toneladas de emisiones de carbono. Así, en vez de imprimir el mapa del recinto o las sesiones de los ponentes puedes reflejar esta información en tu plataforma digital.

  • Publicidad digital en lugar de material impreso: las organizaciones pueden llegar a un público potencial a través de los medios digitales. Además, las campañas digitales funcionan como inbound marketing, ya que todo el contenido que generas lo compartes con tu público objetivo. En cambio, en el pasado, los anuncios que se mostraban en la televisión, las vallas publicitarias, las radios y las revistas impresas no estaban dirigidos a un público concreto, sino que eran más bien generalistas.

«Con un gasto publicitario más ajustado y centrado en el inbound marketing, tu empresa puede ahorrar dinero y experimentar un mayor ROI a lo largo del tiempo»

SproutSocial

Las empresas pueden emitir entradas virtuales en lugar de copias físicas. Estas entradas se pueden escanear directamente desde dispositivos digitales y, de esta  forma, evitas gastar papel de forma innecesaria. 

  • Regalos digitales: los organizadores pueden optar por regalos digitales como cupones o libros electrónicos. De este modo, aumentarán las expectativas de la audiencia virtual con un contenido más exclusivo.
  • Encuestas online: puedes reducir el uso de papel optando, por ejemplo, por encuestas online en vez de formularios impresos.  

Estos son sólo algunos ejemplos generales. Para lograr una mayor sostenibilidad en los eventos híbridos, los organizadores deben prever el posible uso de papel y sustituirlo por fuentes digitales.

Usa la app del evento para interactuar con los asistentes

Las apps son una herramienta estupenda para fomentar la sostenibilidad; puedes ubicar toda la información en un único lugar virtual. De esta manera, evitas la opción del papel y otras formas de contaminación durante las tres etapas del evento: antes, durante y después.

Antes del evento

Puedes informar a tus asistentes sobre las medidas de sostenibibilidad que adopta tu empresa:

  • Refleja la importancia de los medios digitales para evitar que grandes toneladas de contaminación.
  • Fomenta la participación digital para concienciar a tu público sobre las consecuencias perjudiciales que conlleva el uso del papel y plástico injustificado. Para ello, puedes dar la bienvenida a tus asistentes con regalos como productos reciclados, una bolsa de fruta de km 0, etc.

Durante el evento 

Puedes proporcionar a los asistentes un programa del evento, presentaciones y notas directamente a través de la app. Como ves, las app aportan mayor flexibilidad que los medios tradicionales; puedes actualizar el contenido sobre la marcha e informar a todos tus asistentes de las últimas novedades. De esta forma, no solo apuestas por un procedimiento sostenible, sino que también te comprometes con tu audiencia. 

Por otra parte, los organizadores de eventos pueden diseñar juegos interactivos online, así como fomentar el networking entre los participantes mediante la funcionalidad de chat de la app móvil. 

Después del evento

Los organizadores pueden recibir comentarios a través de la app del evento y pueden ofrecer a los asistentes un espacio para que digan qué se puede mejorar con la finalidad de desarrollar un evento futuro más óptimo en cuanto a sostenibilidad y calidad. 

«Las apps para eventos permiten hacer preguntas a los asistentes en tiempo real, por lo que es un método rentable y preciso para recoger datos antes y después de los eventos”

OnSpotSocial

Además, las apps para eventos son una excelente manera de mantenerte conectado con tu público. 

Por ejemplo:

  • Las empresas pueden llegar a su público mediante notificaciones push 
  • Las empresas también pueden poner en marcha programas que conviertan a sus asistentes en defensores de su negocio para multiplicar los esfuerzos «go green».

Elige un lugar sostenible para tus eventos

Los eventos híbridos necesitan lugares más pequeños que los eventos presenciales, pero no se puede ignorar la emisión de carbono. Por ello, lo mejor que pueden hacer las empresas es buscar lugares que adopten medidas ecológicas para disminuir la contaminación.

Algunas de las prácticas pueden ser:

  • Electrodomésticos de bajo consumo: los sitios ecológicos utilizan electrodomésticos que consumen menos energía sin que ello afecte al rendimiento. Esto incluye la iluminación, los sistemas de control de la temperatura y mucho más.
  • Electrodomésticos que conservan el agua: los lugares que cuentan con accesorios que conservan el agua pueden aumentar la rentabilidad de tus eventos ecológicos. Estos aparatos minimizan el uso del agua y evitan que se vaya por el desagüe. 
  • Programa de reciclaje: las venues están adaptando gradualmente los programas de reciclaje. Al contar con ellos, los residuos de tu evento se reciclarán en vez de terminar en el vertedero.
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Fuente: Visual

Consejo profesional: apuesta por aerolíneas ecológicas

Los asistentes que vienen de diferentes ciudades o países tienen que viajar en avión. Por ello, los organizadores de eventos deben colaborar con aerolíneas sostenibles para sus eventos. Pueden pedir a sus invitados que viajen a través de estas aerolíneas para minimizar la huella de carbono. 

«United Airlines invirtió más de 16.000 millones de dólares para sustituir todos sus aviones por modelos más eficientes en cuanto a consumo de combustible y busca reducir continuamente sus emisiones de carbono»

Forbes

Establece un menú acorde con el bienestar medioambiental

Los organizadores de eventos híbridos tienen que organizar las pausas para las comidas de los asistentes. Por eso, tomando algunas medidas de precaución, pueden elaborar un menú ecológico.

Veamos algunas ideas:

  • Elige proveedores y vendedores locales: las empresas deben dar preferencia a los proveedores y vendedores locales. Estos proveedores no necesitan reservar viajes en avión o en camión para entregar los alimentos. Así, si reduces los kilómetros recorridos por los alimentos, disminuirás la contaminación atmosférica.
  • Incluye productos orgánicos: los organizadores de eventos deberían optar por productos orgánicos en vez de alimentos procesados. Los productos orgánicos se cultivan sin herbicidas sintéticos, reguladores del crecimiento, pesticidas o fertilizantes. Todo ello conduce a una disminución de las emisiones de carbono y de la contaminación ambiental.
  • Apuesta por envases biodegradables: los envases biodegradables, al estar fabricados con material reciclado, son más seguros para el planeta. Utilizar este tipo de envases para los productos alimenticios es una buena manera de hacer que tus eventos híbridos sean más ecológicos.

Contacta con expertos para reducir las emisiones de carbono y aprender a gestionar un evento híbrido sostenible 

Contacta con expertos medioambientales o agencias de gestión de eventos sostenibles para saber qué prácticas puedes realizar para reducir las emisiones de carbono y organizar un evento híbrido sostenible. Estas organizaciones ayudan a los organizadores de eventos a planificarlos en su totalidad, incluyendo el transporte ecológico, la generación de energía in situ y el alojamiento. 

Además, puede garantizar prácticas de sostenibilidad para que tus eventos sean ecológicos y se reduzcan los costes innecesarios. Por ejemplo, MeetGreen afirma haber ahorrado 7.000.000 de dólares a sus clientes y haber reciclado 5.339.388 libras de residuos hasta la fecha. Unas cifras enormes, sin duda.

Destaca el impacto social y crea conciencia medioambiental

Las empresas deben generar informes exhaustivos para verificar sus iniciativas «go green». Para ahorrar papel y disminuir la contaminación, puedes elaborar estos documentos compartirlos en tus redes sociales y página web. Estas estadísticas ayudan a los organizadores de eventos a garantizar que su empresa es «ambientalmente responsable».

Sin embargo, las empresas no deben limitarse a sí mismas. Convierte tus esfuerzos en un efecto dominó: aumentará tu impacto social.

Fomenta esta concienciación medioambiental mediante tus principales canales digitales (redes sociales, blogs, etc.) con la finalidad de informar a la gente y a otras empresas sobre la importancia de un entorno ecológico. Por ejemplo, IKEA introdujo un programa, People & Planet Positive, centrado en la concienciación «ecológica» de los consumidores.

También puedes concienciar a tus contactos con actividades divertidas. Por ejemplo, los representantes de la empresa pueden enseñar al público formas fáciles de reciclar el material de compostaje con vídeos o campañas.

Conclusión

Las empresas no sólo deben pensar en su crecimiento, sino también en preservar el planeta. En este sentido, tomar medidas ecológicas en los eventos corporativos es una gran manera de cuidar la vida de los demás. De lo contrario, el calentamiento global empeorará gradualmente la vida de los seres humanos y los animales.

Además de las medidas mencionadas para la sostenibilidad de los eventos híbridos, las empresas deberían aportar ideas en función de sus eventos. De hecho, ¡podemos salvar el planeta con un esfuerzo colectivo!

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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