Aplicaciones para conferencias: Todo lo que necesitas saber

Aplicaciones para conferencias: Todo lo que necesitas saber

Encontrar una aplicación móvil para tu conferencia puede ser el obstáculo que menos esperabas. El mercado está repleto de cientos de opciones potenciales, ofreciendo cada una de ellas algo distinto.

Algunas aplicaciones móviles son caras y están muy bien equipadas, pero a su vez son  complejas a la hora de utilizarlas.

También existen soluciones más baratas pero, ¿realmente puedes permitirte que una tecnología pobre te deje en evidencia justo el día en que más la necesitas?

Nuestro consejo es que no compres algo que no se ajuste a tus necesidades. En este artículo te mostramos algunos de los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir tu aplicación.

Elige la aplicación adecuada para tu conferencia

Las aplicaciones para conferencias son como cualquier otra inversión tecnológica, es necesario encontrar un equilibrio entre precio y funcionalidad. Y probablemente te preguntes: ¿cómo sé las funciones que mejor se adaptan a mis necesidades? Nuestro consejo es que te pongas en la piel del usuario para así poder definir cómo agregar valor a la experiencia de este.

Por ejemplo, si estás organizando una conferencia de tres días con discursos de líderes de tu industria, deberías utilizar la aplicación para proporcionar información sobre cada sesión y ponente, o si el networking es un elemento importante por el que las personas asisten a tu conferencia, necesitarás una herramienta que les facilite la interacción y la creación de nuevas conexiones.

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Los proveedores de tecnología intentarán venderte en función de su percepción sobre tu evento, pero lo que realmente necesitas es algo que se adapte a tus necesidades y a las del usuario final. Si te centras en la experiencia del usuario, no te equivocarás.

Funcionalidades esenciales

Existen aplicaciones para conferencias mejores y peores. Lo que tienes que tener en cuenta es que la mayoría de los elementos que fallan tienen más que ver con la fiabilidad, la experiencia del usuario o los tiempos de configuración, que con las herramientas de la aplicación.

Por ejemplo: el networking será una función necesaria para algunos organizadores mientras que para otros no será relevante.

No es que sea una mala herramienta, sencillamente no tiene por qué ser apropiada para algunas conferencias.

La mejor manera de actuar es pensar siempre en la audiencia y en lo que esta necesita de tu plataforma. Algunas de las posibles características son:

  • Agenda personalizada: no les des un horario de sesiones a tus asistentes, en su lugar permite que ellos creen el suyo propio. A través de marcadores podrán elegir las opciones que más les convengan y crear su propio calendario de sesiones.
  • Contacto: si un asistente se encuentra con algún problema o duda, lo lógico es canalizar estas consultas a través de la misma aplicación. Con un sencillo botón de contacto centralizarás las comunicaciones con los asistentes haciendo mucho más fácil que estos se pongan en contacto contigo o con tu equipo.
  • Networking: una buena herramienta de networking debe permitir a los asistentes buscar los perfiles, chatear y solicitar reuniones con otros asistentes.
  • Gamificación: Muchas aplicaciones de conferencias tienen juegos que estimulan a los asistentes a explorar el recinto donde se lleva a cabo la conferencia, de un modo parecido a Pokemon Go. Uno de los objetivos de estos juegos puede ser, por ejemplo, aumentar la afluencia de personas a los stands de los patrocinadores, creando un vínculo comercial de gran utilidad.
  • Notificaciones push: Si necesitas enviar notificaciones a miles de asistentes a la vez, a través de las notificaciones push puedes enviar mensajes para notificar sesiones clave y patrocinadores a todos los usuarios de la aplicación.
  • Encuestas: no confíes únicamente en el correo electrónico para evaluar la satisfacción de los asistentes; es posible conocer a la perfección el feedback de estos a través de una encuesta en la propia aplicación.

Las grandes preguntas

Una vez hayas decidido las herramientas que tus asistentes necesitan, puedes empezar a centrarte más en las que necesitas tú como organizador.

Las páginas web dan una visión poco clara de lo que puedes esperar de una plataforma ya que todo el contenido se centra en lo que esta puede hacer, y no en lo que no puede.

Estas son las preguntas que pueden ayudarte a salir de dudas:

  1. ¿Es fácil crear una aplicación con esta plataforma?
  2. ¿Puedo guardar la aplicación para utilizarla en un futuro?
  3. ¿Cuánto tiempo se tarda en crear la aplicación?
  4. ¿Puede funcionar sin conexión a internet?
  5. ¿Es un plataforma marca blanca?
  6. ¿Se integra con facilidad con el resto de herramientas (p.e. registro, check-in)?
  7. ¿La aplicación está disponible en varios idiomas?
  8. ¿Cuenta con un servicio sólido de atención al cliente?

Las respuestas a estas preguntas te darán una imagen mucho más clara del tipo de aplicación en la que piensas invertir y si es realmente tan buena.

1. Conference apps - Aplicaciones para conferencias: Todo lo que necesitas saber

Precios de las aplicaciones para conferencias

Ya has determinado las herramientas que necesitas y te has hecho una idea aproximada del tipo de aplicación que buscas. Ahora el mayor obstáculo es posiblemente el precio.

Los proveedores tecnológicos tienden a dividir los precios de varias maneras:

1. A través de una suscripción

Pagar una suscripción mensual o anual puede ser una buena opción si organizas varios eventos durante el año. Sin embargo, puesto que esta suele ser una opción de pago habitual en plataformas más baratas y menos fiables, sin duda deberías asegurarte de que esta aplicación puede responder a las demandas de una conferencia.

2. Seleccionando únicamente las herramientas que necesitas

¿Necesitas una aplicación que únicamente cuente con networking y agenda, por ejemplo? Entonces deberías encontrar un proveedor que te permita seleccionar las herramientas que necesitas en función de cada evento. Esto no solo permite reducir costes, sino que también evita saturar al usuario con herramientas innecesarias.

3. Por evento

La tercera opción consiste en pagar un precio fijo por la aplicación cuando la necesites. Mediante este método se puede obtener valor en eventos más grandes, pero puede ser difícil justificar el coste de cara a audiencias más pequeñas con presupuestos más ajustados.

Conclusiones

Esperamos que este artículo te ayude a encontrar la aplicación que necesitas.

Recuerda, no se trata únicamente de elegir una aplicación que tenga el mayor número de opciones al menor precio. La experiencia del usuario es lo más importante y entender lo que tu audiencia necesita es lo que te llevará a encontrar la opción más adecuada.

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Mentxu Sendino

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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