La innovación en Eventscase es marca de la casa, siempre queremos ir ese punto más allá que nos lleve a encontrar la herramienta perfecta que mejore la vida de los organizadores de eventos y, también, de los asistentes. Por eso precisamente, estamos entusiasmados de presentarte a EVA: tu Event Virtual Assistant en WhatsApp. Aprovechamos la plataforma más popular en España para transformar la experiencia de asistencia a eventos, haciendo todo más accesible y familiar para los usuarios.
Los retos más comunes del organizador de eventos
El uso de aplicaciones para eventos u otros sistemas de comunicación con los asistentes es bastante común en nuestra industria pero es cierto que se enfrenta a algunos retos que, a veces, hacen que el balance entre funcionalidad y experiencia no sea del todo equitativo.
Conciencia y percepción de valor
Uno de los mayores desafíos es hacer que los asistentes al evento sean conscientes de la existencia de la app y convencerlos de que vale la pena descargarla. Es crucial comunicar claramente las funciones y beneficios de la app, como acceso a horarios, mapas, información de ponentes, y opciones de networking. No todos los organizadores tienen los recursos económicos y humanos necesarios para desarrollar esta estrategia promocional dentro de la estrategia general del evento.
Diversidad tecnológica y compatibilidad
Los asistentes pueden tener una amplia variedad de dispositivos móviles con diferentes sistemas operativos. Asegurarse de que la app sea compatible con la mayoría de los dispositivos y versiones de sistemas operativos es esencial para fomentar su adopción.
Acceso a Internet y usabilidad
Los eventos a menudo se llevan a cabo en lugares donde la conexión a Internet puede ser limitada o inestable, si bien esto se soluciona con apps nativas como la app para eventos de Eventscase, no siempre es posible. Esto puede afectar la funcionalidad de la aplicación y la experiencia del usuario. Además, la app debe ser intuitiva y fácil de usar, incluso para aquellos que no son muy tecnológicos. Aquí entran en juego las famosas curvas de aprendizaje. No en todos los contextos este entrenamiento es factible.
Seguridad y privacidad de los datos
Los asistentes pueden estar preocupados por la seguridad de la información personal que comparten a través de la app del evento. Los organizadores deben garantizar y comunicar las medidas de seguridad de datos que protegen la información personal de los usuarios.
Integración con otros servicios y plataformas
Para ser verdaderamente útil, la app del evento a menudo necesita integrarse con otros servicios como redes sociales, plataformas de pago, y sistemas de gestión de eventos. Asegurar que estas integraciones sean fluidas puede ser técnica y administrativamente desafiante.
Coste y retorno de la inversión
Desarrollar y mantener una aplicación móvil puede ser costoso. Los organizadores deben evaluar si los beneficios de la app justifican el gasto y cómo medir el retorno de la inversión en términos de compromiso del asistente y mejora de la experiencia del evento.
¿Por qué WhatsApp?
Elegimos WhatsApp por dos razones clave:
Popularidad
Es la aplicación de mensajería instantánea más utilizada en España, lo que garantiza que la mayoría de los asistentes ya están familiarizados con su uso. Además, WhatsApp cuenta con más de 2 mil millones de usuarios activos mensuales a nivel mundial, convirtiéndose en una de las apps más descargadas y utilizadas globalmente.
Facilidad de uso
No requiere que los asistentes descarguen una nueva aplicación o aprendan nuevas interfaces.
Estas características aseguran un acceso sin fricciones a las funciones del evento y facilitan la comunicación directa entre organizadores y asistentes.
Funcionalidades Innovadoras con EVA
EVA no solo mejora la interacción antes y durante el evento sino que también personaliza la experiencia del asistente. Aquí te contamos cómo:
Check-in Rápido con QR
EVA envía un código QR para un check-in ágil o para recoger la acreditación personalizada directamente en WhatsApp.
Notificaciones Personalizadas
Los organizadores pueden enviar avisos sobre la agenda, localización y otros detalles importantes del evento.
Chatbot Inteligente
EVA responde preguntas en tiempo real, utilizando un lenguaje natural para facilitar la comunicación.
EVA en Acción: Caso Real
Durante el último GMID y la entrega de premios de los Iberian Awards de MPI Iberian Chapter, lanzamos esta funcionalidad con gran éxito. EVA creó automáticamente un chat, saludó a los asistentes y comenzó a interactuar desde 48 horas antes del evento.
Además, guiamos a los participantes a lo largo del evento con mensajes sobre la agenda y respuestas a preguntas comunes, ahorrando tiempo y mejorando la experiencia general.
Complemento, No Sustituto
Es importante destacar que EVA no pretende reemplazar nuestra app de eventos sino complementarla. Esto es especialmente útil para organizadores que se enfrentan al reto de motivar a sus asistentes a descargar y usar nuevas aplicaciones.
Conclusión: Tu Evento, Más Accesible y Personalizado
Con EVA, ofrecemos una solución que mejora significativamente la accesibilidad y la personalización de los eventos. Te invitamos a registrarte en nuestra sesión de contenido bajo demanda para explorar más sobre cómo EVA puede transformar tu próximo evento.
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