Cómo planificar un gran evento que realmente funcione

Gestión de eventos

El marketing de eventos es una de las estrategias de outbound marketing más demandadas, especialmente en el nicho B2B. Incluso al principio de la pandemia, las empresas seguían organizando eventos: el 49% de las empresas decían que organizarían unos 30 eventos al año:

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Fuente: Statista

El éxito de un evento está en la planificación. Y hoy queremos compartir algunas ideas (que algunas marcas inexpertas podrían olvidar) que realmente pueden contribuir al rendimiento de tu evento. 

1. Piensa en el formato 

Ser espontáneo puede ser bonito y divertido en algunas situaciones, pero la planificación de eventos no es el lugar para ello. Incluso si organizas un encuentro informal, requiere una preparación exhaustiva y atención a todo, desde la temática del evento hasta el lugar donde se sentarán tus invitados. 

El formato es el factor decisivo en la organización de un evento, así que, naturalmente, hay que pensar en él con antelación. Repasemos algunos de los formatos de eventos más populares (antes y después de la pandemia)

  • Eventos virtuales
  • Eventos híbridos
  • Seminarios web
  • Foros
  • Eventos en red
  • Talleres

El tipo de evento que elijas determinará el número de participantes, los ponentes, las secciones, los talleres, el tamaño de la venue, la demanda de catering, etc. Debe cubrir todos estos puntos con antelación para evitar situaciones imprevistas. Recuerda que un evento desorganizado puede convertirse en una mancha en la reputación de tu empresa. 

2. Trabaja en un plan de contenidos

Independientemente del tamaño de tu evento, tendrás que preparar mucho contenido. Las presentaciones, los folletos, el material de los talleres… todo ello debe prepararse con antelación. Por lo tanto, necesitas un plan. 

Normalmente, los organizadores distribuyen los siguientes contenidos en el proceso de preparación y celebración de un evento:

Publicaciones en las redes sociales – necesarias para el marketing y la promoción on line a fin de aumentar la visibilidad y la asistencia al evento. 

Correos electrónicos para campañas de E-mail marketing – atraen a más participantes potenciales y crean conciencia. 

Anuncios en línea – difunden el evento en la web.

Folletos – pueden distribuirse durante el evento para orientar a los participantes. 

Presentaciones – necesarias para dirigir los debates organizados durante los talleres y pueden compartirse con los participantes una vez finalizado el evento. 

Certificados – confirman la participación. 

Esto es lo mínimo que hay que preparar, pero ya es mucho para manejar. Por eso es inteligente equiparse con una herramienta de gestión de eventos. Te ayudará a gestionar todo el contenido en un solo lugar. 

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3. Asignar responsabilidades

Puede que estés pensando: ¿no es algo obvio tener gente que te ayude durante un evento?

Sí, lo es, pero también es muy fácil pasarlo por alto. Por supuesto, los participantes sabrán quiénes son los organizadores y los ponentes. Pero no siempre saben a quién dirigirse si tienen algún problema en el transcurso del evento. 

Por eso, es una buena idea compartir el nombre de todos tus ayudantes y sus responsabilidades antes de que empiece el evento. 

Por ejemplo, si tienes invitados de Japón que vienen a tu taller, sabes que necesitarán ayuda con la traducción.

¿Qué otras responsabilidades puedes externalizar?

  • Catering
  • Papeleo
  • Inscripción de los participantes
  • Check in en la entrada
  • Asistencia al asistente

Asegúrate de enviar un correo electrónico con los nombres de todos los responsables antes del evento. Tampoco estará de más hacer un seguimiento para asegurarse de que los invitados saben a quién dirigirse. 

4. Realiza una encuesta después del evento

Puede que el evento haya terminado, pero el trabajo aún no ha acabado. Una de las cosas que hay que hacer es realizar una encuesta entre los participantes.

Los resultados de la encuesta pueden ayudarte a:

  • Mejorar tu próximo evento
  • Conocer mejor a tu público
  • Atraer a posibles clientes
  • Generar confianza

También puedes utilizar todos los comentarios como testimonios y dar a conocer tus próximas conferencias y reuniones. 

Estas son algunas de las preguntas que debería incluir tu encuesta (si lo que buscas es una crítica constructiva):

  • ¿Qué te gustaría que mejoráramos en futuros eventos?
  • ¿Qué te gustó y qué no te gustó de este evento?
  • ¿Cómo fue el servicio al asistente?
  • ¿Cuántos contactos nuevos has conseguido establecer?
  • ¿Consiguió el evento cumplir con tus expectativas?
  • ¿Has experimentado alguna dificultad?
  • ¿Qué probabilidad hay de que recomiendes este evento?

Asegúrate de mezclar y combinar diferentes formatos de preguntas: si tu encuesta es demasiado larga y tiene muchas preguntas, el índice de respuesta será muy bajo. 

A tu disposición

No hay una única forma correcta, sino un montón de formas incorrectas de organizar un evento. No esperes que se desarrolle a la perfección: habrá bastantes contratiempos en el camino. 

Sin embargo, una preparación minuciosa puede ayudar a evitar situaciones desagradables. Planifica tu evento con antelación, elige el formato adecuado, trabaja en el contenido y asigna responsabilidades. Y, una vez finalizado el evento, asegúrate de encuestar a los participantes. Sus comentarios te mostrarán las áreas a mejorar cuando organices tu próximo evento. 

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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