La gestión del tiempo es fundamental para maximizar la productividad y tener éxito en cualquier sector, pero es especialmente importante en el sector de los eventos. Los eventos son acontecimientos complejos y muy orquestados que requieren una planificación y coordinación meticulosas. El incumplimiento de un plazo o la omisión de un detalle pueden tener consecuencias desastrosas para el evento y su organizador. Para triunfar en el sector de los eventos, es esencial dominar la gestión del tiempo.
En nuestra larga trayectoria de trabajo con diversos clientes y de colaboración con distintas asociaciones en España y el Reino Unido, un factor atribuible a los eventos de gran éxito serían los sistemas de gestión de proyectos que tienen en cuenta el tiempo. Aunque puede llevar años dominar estos sistemas, hay pasos esenciales que podemos utilizar a diario. He aquí algunos de ellos que pueden ayudarte a aliviar el estrés que se siente si tienes un evento próximamente:
1. Crear un calendario
Crear un calendario es un primer paso lógico en la planificación de un evento. El calendario debe incluir todas las tareas que hay que realizar, los plazos para cada tarea y los hitos importantes, como la fecha del evento. Esto proporcionará una hoja de ruta clara para el evento y ayudará a garantizar que todo se complete a tiempo.
2. Delegar tareas
Delegar tareas es una parte importante de la gestión eficaz del tiempo. Hay tareas que pueden ser realizadas por otros y delegarlas puede ahorrar mucho tiempo. La delegación también permite a los individuos centrarse en sus áreas de especialización y evitar asumir responsabilidades que están fuera de su conjunto de habilidades. Aunque puede resultar tentador microgestionar para asegurarse de que se completan las tareas, esto puede ser contraproducente y minar la moral de tu equipo.
3. Gestionar las interrupciones
Las interrupciones son habituales en el sector de los eventos, y es importante gestionarlas con eficacia. Esto puede incluir reservar tiempo para el correo electrónico y las llamadas telefónicas, programar descansos regulares para evitar el agotamiento y establecer límites claros con colegas y clientes. A veces, también es importante anticiparse a posibles obstáculos o retrasos. La clave está en ser resiliente y, aunque suene a tópico, asegurarse de que hay un plan B o C preparado.
4. Crear equipos altamente eficaces
En un entorno vertiginoso en el que pueden intervenir cientos de piezas móviles, es muy importante crear un equipo en el que se pueda confiar. Los organizadores profesionales de eventos no son unipersonales. Detrás del éxito de cada nombre o agencia, hay un equipo de personas que comparten una misma pasión y que pueden trabajar juntas con gran precisión.
5. Utilizar técnicas de gestión de proyectos
Para ser más preciso a la hora de maniobrar las distintas partes del evento, puede ser útil contar con conocimientos y herramientas de gestión de proyectos. Crear un plan del evento o del proyecto, una estructura de desglose del trabajo (EDT) o un diagrama de Gantt pueden resultar útiles para anclar el proyecto a una estructura específica.
Técnicas sencillas de gestión del tiempo
En lo que respecta a la gestión del tiempo, he aquí algunas técnicas generales que también pueden ayudarte a gestionar tus eventos:
Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el trabajo en intervalos llamados Pomodoros. Cada Pomodoro dura 25 minutos, seguidos de una pausa de 5 minutos. Después de cuatro Pomodoros, puedes hacer una pausa más larga.
Matriz Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es otra técnica que consiste en clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia. Así podrás priorizar mejor tus tareas basándote en esta clasificación.
Bloqueo temporal
Por último, el bloqueo temporal consiste en asignar bloques de tiempo específicos a distintas tareas. Puedes utilizar esta técnica para centrarte en una tarea cada vez y evitar la multitarea.
Uso de software de gestión de eventos (EMS)
La tecnología siempre ha sido disruptiva en muchos sectores, incluido nuestro querido mundo de los eventos. Hay muchos proveedores de software de gestión de eventos que pueden ayudarte a agilizar distintos aspectos del proceso de gestión de eventos. Sin embargo, muchos organizadores de eventos siguen atascados en herramientas analógicas o rudimentarias, como diarios escritos, hojas de cálculo o incluso sistemas telefónicos.
Si deseas ahorrar tiempo y recursos, apóyate en la tecnología para simplificar tu proceso de trabajo. Existen softwares de gestión de eventos “todo en uno”, como Eventscase, que pueden ayudarte a configurar la web del evento, el proceso de registro, la aplicación del evento, la plataforma de retransmisión en directo, el check-in, la impresión de acreditaciones, etc. en una sola plataforma.
Si quieres ser más metódico, también puedes utilizar herramientas especializadas de gestión de proyectos como Trello o Asana junto con tu software de gestión de eventos para asegurarte de que se tienen en cuenta los plazos y se controla el progreso de todos.
En conclusión
El éxito de todo evento o proyecto depende en gran medida del tiempo y los recursos. Aunque puede resultar difícil conseguir todos los recursos que necesitamos, siempre podemos gestionar nuestro tiempo individualmente como organizadores de eventos. La clave está en planificarlo todo de forma proactiva para asegurarse de que el tiempo no se convierta en un obstáculo o una excusa en caso de que surjan sorpresas más adelante.
Mucha suerte en tu próximo evento.
Sobre Eventscase
La plataforma Eventscase ayuda a los organizadores de eventos a gestionar eventos corporativos, conferencias, ferias y muchos otros tipos de eventos, sean grandes eventos, pequeños, complejos o sencillos, en formato físico, híbrido o virtual. Personas sin ningún conocimiento técnico pueden crear por sí mismas páginas web, registro, generar tickets y acreditaciones, realizar check-in in situ, apps para eventos, reuniones 1 a 1, entre otros. Todo bajo la marca y el dominio del cliente ya que Eventscase ofrece una solución marca blanca. Una herramienta útil que permite ahorrar tiempo y reducir costes
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