Escribir una nota de prensa para un evento parece demasiado fácil como para planificarlo. Incluye la información relevante, la fecha y la hora, así como el lugar y listo. Bueno, no del todo. Supongamos que se tiene en cuenta la gran cantidad de información a la que está expuesta diariamente la audiencia de un comunicado de prensa. En ese caso, resulta evidente que tu comunicado de prensa tiene que cautivar su atención, ser lo suficientemente informativo como para evocar el interés y, al mismo tiempo, mantener cierta información importante para hacer que quieran venir y saber más sobre su evento.
¿Qué es una nota de prensa?
Una nota de prensa es una invitación formal a un evento o una declaración formal que una empresa, una sociedad o una persona destacada (normalmente con la ayuda de un RRPP) hace llegar al periódico y a los periodistas interesados en cubrir una noticia. Y aunque su objetivo es ser informativo, también debe mantener parte de la información retenida para fomentar la comunicación posterior. Un buen comunicado de prensa establecerá una buena relación con los periodistas para la comunicación actual y futura y mitigará cualquier filtración incómoda de noticias.
Cómo redactar una buena nota de prensa
A la hora de redactar un buen comunicado de prensa, hay que entender qué significa conocer a la audiencia lo suficiente como para saber:
- Cuáles son sus campos de interés
- Cuáles son sus conocimientos básicos
- Cómo comunicar lo que quieres decir
- Cómo anticiparse a las preguntas que puedan tener y cómo responderlas adecuadamente
- Cómo mitigar cualquier incomodidad y evitar las preguntas complicadas que no quieras responder
Sabiendo que la audiencia es diferente en todos los nichos imaginables de cualquier industria, te corresponde hacer tu trabajo de investigación y análisis. Mientras tanto, vamos a centrarnos en los aspectos más técnicos de la redacción de un buen comunicado de prensa para un evento.
Hay dos tipos de comunicados de prensa para eventos: los comunicados de prensa relativos a un evento próximo y los comunicados de prensa relativos a un evento pasado que el público puede conocer o no conocer. Con algunas pequeñas variaciones en la estructura y los elementos obligatorios, siendo este último un formato largo, vamos a profundizar para ver cómo podemos mejorar nuestra redacción de comunicados de prensa.
Cuidado con la estructura
La estructura de tu comunicado de prensa puede ser el único factor más importante a tener en cuenta. Hay un flujo determinado y esperado que debe tener tu comunicado de prensa. También debe tener ciertos elementos obligatorios sin los cuales no se puede comunicar información importante. La información que se presenta a continuación sigue el enfoque inglés estándar para la presentación de la información y debería seguirse para una estructura exitosa del comunicado de prensa.
Título e introducción
El título y la introducción deben comunicar el 90% de la información que se quiere presentar a la audiencia. El título debe ser corto y pegadizo, sin jerga ni coloquialismos. Debe ser claro e ingenioso, pero debe evitar a toda costa los juegos de palabras y la ambigüedad.
La introducción debe tener un máximo de cuatro frases y debe ser resumida. Debe resumir sus conocimientos para que el público no tenga problemas para absorber más información.
Lead
Esta información debe ser la mínima posible para permitir una lectura fácil y una ojeada si el público está especialmente ocupado. Esta sección debe responder a las preguntas 5W+H de las que tanto hemos oído hablar. Mientras que la sección anterior ofrece los antecedentes y la información general, esta sección debe cautivar la atención de tu lector y hacer que se interese por el evento en sí.
Cuerpo
El cuerpo es el que contiene más detalles. Es el lugar en el que se cita a otras personas, se da más información de fondo y se ancla la nueva información a la que pueda tener el lector. Asegúrate de incluir las ventajas de venir y más información sobre el ponente o los ponentes si resultan ser de especial importancia.
No hay conclusión – Escribe en su lugar un “boiler plate”
El “boiler plate”, en lugar de una conclusión, sirve para un doble propósito. En primer lugar, evitará dar conclusiones y, por tanto, repetir la información. En segundo lugar, la plantilla es una excelente oportunidad para que el lector conozca tu empresa y forme una base para la relación de la que hablábamos antes.
Información de contacto
Ningún comunicado de prensa está completo sin dar información de contacto. Asegúrate de encontrar un equilibrio entre el tamaño de un evento, lo ocupado que está y la facilidad de contacto que esperan sus lectores. Dejar sólo un correo electrónico puede no ser lo suficientemente serio, pero dejar también un número de teléfono puede acabar en un montón de llamadas en horarios que no te convienen.
Los “To-Do” en las notas de prensa
Utilizar un lenguaje fuerte
Utiliza el lenguaje como columna vertebral de tu comunicado de prensa. Utilizar un lenguaje demasiado blando puede hacerte parecer pusilánime. Utiliza afirmaciones audaces sin adornos y emplea instrucciones y llamadas a la acción sin titubeos.
Activo en lugar de pasivo
Si utilizas demasiados verbos pasivos, tu mensaje puede parecer también pasivo. La programación neurolingüística sugiere que utilizar una voz más activa también puede aumentar las posibilidades de respuesta. Lo mismo ocurre con los segmentos de llamada a la acción.
Utiliza el storytelling
Asegúrate de que tu comunicado de prensa es único, pero también de que refleja las tendencias de narración de tu empresa. Debe ser capaz de encajar el comunicado de prensa en el marco comunicativo más amplio de tu empresa y de lo que hace, en lugar de hacer un texto impersonal que pueda dejar a su audiencia confundida.
Reflexiones finales
Tu comunicado de prensa debe ser el resultado de mucha reflexión y consideración. Debe ser capaz de encajar toda la información y las explicaciones necesarias de forma que tenga su flujo y cohesión internos, pero también debe estar anclado en la narrativa, la marca y los objetivos y misión general de tu empresa. Sigue nuestra información sobre cómo redactar un comunicado de prensa de éxito para un evento y ve cómo se llena el venue.